Tabela Atölyesinde İş Takibi Nasıl Yapılır?

13 Ekim 2026 · 6 dk okuma

Bir tabela atölyesinde işin kendisi çoğu zaman sorun değildir. Usta kutu harfi büker, montaj ekibi tabelayı asar, tasarımcı dosyayı hazırlar. Sorun, işin bir elden diğerine geçtiği anlarda çıkar: müşterinin onay verdiği revizyon hangisiydi, pleksi siparişi verildi mi, montaj perşembe miydi cuma mı? Bu yazıda tabela atölyesinde iş takibinin nasıl kurulacağını, hangi aşamada neyin kaydedilmesi gerektiğini ve WhatsApp ile Excel düzeninden adım adım nasıl çıkılacağını anlatıyoruz.

İşler Neden Kaybolur?

Çoğu atölyede iş takibi üç yere dağılmış durumdadır:

• WhatsApp grupları: Ölçü fotoğrafı bir grupta, müşterinin "rengi biraz koyu olsun" mesajı başka bir sohbette, montaj adresi ustanın özel mesajında. Mesaj aşağı kaydıkça bilgi de kaybolur.
• Kağıt ve defter: Keşif notları cepte, iş emri tezgahın üstünde. Kağıt kaybolmasa bile ofisteki kişi atölyedeki kağıdı göremez.
• Excel: Bir kişi düzenli tutar, diğerleri bakmaz. Dosyanın üç ayrı kopyası dolaşır, hangisinin güncel olduğunu kimse bilmez.

Sonuç hep aynıdır: aynı soru üç kişiye sorulur, montaj ekibi eksik malzemeyle yola çıkar, biten işin faturası iki hafta sonra hatırlanır. Tabelacı iş takibinde amaç, bu bilgilerin tek bir yerde ve herkesin görebileceği şekilde durmasıdır.

Bir Tabela İşinin Aşamaları

Her atölyenin kendi alışkanlıkları vardır ama işlerin büyük çoğunluğu şu sırayı izler:

1. Keşif: Yerinde bakılır, ölçü alınır, fotoğraf çekilir.
2. Teklif: Malzeme, işçilik ve montaj maliyeti çıkarılır, müşteriye fiyat verilir.
3. Tasarım ve onay: Görsel hazırlanır, müşteri revizyon ister, son hal onaylanır.
4. Üretim: Kesim, büküm, LED dizimi, boya, folyo, kablolama.
5. Montaj: Ekip planlanır, araç ve ekipman hazırlanır, iş sahada bitirilir.
6. Tahsilat: Fatura kesilir, ödeme takip edilir, iş kapanır.

Bu sırayı herkesin aynı şekilde bilmesi önemlidir. "Üretimde" dendiğinde atölyedeki herkes aynı şeyi anlamalıdır.

Her Aşamada Ne Kaydedilmeli?

İş takibinin kalitesi, aşamalarda neyin yazıldığına bağlıdır. Aşağıdaki liste çoğu atölye için iyi bir başlangıçtır.

Keşif

• Müşteri adı, yetkili kişi ve telefon
• Adres ve konum
• Ölçüler (en, boy, cephe yüksekliği) ve ölçüyü alan kişi
• Cephe fotoğrafları, elektrik noktasının yeri
• Erişim notları: iskele, sepetli araç gerekir mi, belediye izni konusu var mı

Teklif

• Ürün tipi (kutu harf, ışıklı tabela, totem, kompozit kaplama, folyo uygulama)
• Ana malzemeler ve yaklaşık miktarlar (m², mtül)
• Montaj dahil mi, değil mi
• Teklifin geçerlilik süresi ve verilen tarih

Tasarım ve Onay

• Hangi revizyonun gönderildiği ve tarihi
• Müşterinin onayı: kim, ne zaman, hangi dosyaya
• Renk kodları, font, ışık tipi gibi üretimi doğrudan etkileyen kararlar

Onay alınmadan üretime geçmemek, atölyedeki en pahalı hatalardan birini önler. Yanlış renkte kesilmiş pleksi ya da yanlış fontla bükülmüş harf, hem malzeme hem zaman kaybıdır.

Üretim

• Kullanılan malzeme ve stoktan düşülen miktarlar
• Sorumlu usta
• Planlanan bitiş günü
• Eksik veya sipariş bekleyen malzeme notu

Montaj

• Montaj tarihi ve saati, ekip
• Gerekli ekipman (merdiven, iskele, sepetli araç, matkap, dübel, kablo)
• Sahadan çıkış fotoğrafı ve varsa müşteri notu

Tahsilat

• Fatura tarihi ve tutarı
• Alınan avans, kalan bakiye
• Ödeme sözü verilen tarih

Tek Kaynak: İş Kartı

Her işin tek bir "iş kartı" olmalıdır. Keşif fotoğrafı, teklif, onaylı tasarım, kullanılan malzeme, montaj notu ve tahsilat durumu aynı kartta durur. Biri işi sorduğunda cevap "karta bak" olmalıdır, "Ahmet'e sor" değil.

İş kartının iyi çalışması için birkaç kural yeterlidir:

• Her işin bir kartı vardır. Küçük bir folyo değişimi bile olsa.
• Bilgi WhatsApp'ta kalmaz. Müşteriden gelen önemli mesaj ya da fotoğraf karta eklenir.
• Kartın durumu günceldir. İş üretime geçtiyse kart da "üretim"de görünür.
• Kartın bir sorumlusu vardır. Aynı anda tek kişi.

Sorumluluk: İş Kimde?

Atölyelerde en sık duyulan cümlelerden biri "ben onu sana bıraktım sanıyordum"dur. Bunu önlemenin yolu, her aşamada işin kimde olduğunun net olmasıdır.

Tipik bir dağılım şöyle olabilir:

• Yönetici: Teklif, fiyat ve önceliklendirme
• Tasarım: Görsel, revizyon, müşteri onayı
• Üretim: Kesim, büküm, LED, boya, montaja hazırlık
• Montaj: Saha uygulaması, elektrik bağlantısı koordinasyonu, çıkış fotoğrafı
• Muhasebe: Fatura, tahsilat, kasa

İş bir aşamadan diğerine geçtiğinde sorumlu da değişir ve yeni sorumlunun bunu bilmesi gerekir. Sözlü "haberin olsun" yerine kayıtlı bir devir, sonradan yaşanacak tartışmaları büyük ölçüde azaltır.

Günlük 10 Dakikalık Toplantı

Sabah işe başlarken ayakta, 10 dakikayı geçmeyen kısa bir toplantı, atölyedeki koordinasyonun en ucuz aracıdır. Uzun değerlendirme toplantısı değil, sadece üç soru:

1. Bugün hangi işler montaja çıkıyor, malzeme ve ekip hazır mı?
2. Üretimde takılan bir iş var mı (malzeme, onay, ölçü)?
3. Müşteriden cevap bekleyen hangi işler var?

Toplantıyı iş kartları ya da haftalık plan üzerinden yapmak işi kolaylaştırır. Herkes aynı ekrana veya aynı panoya bakar, konuşma hafızaya değil kayda dayanır.

Neyi Ölçmeli?

Ölçmek için karmaşık raporlara gerek yok. Haftada bir şu birkaç şeye bakmak yeterli fikir verir:

• Bekleyen işler: Teklifi kabul edilmiş ama henüz üretime girmemiş işler. Bu liste uzuyorsa ya kapasite ya da onay süreci tıkanıyordur.
• Onay bekleyen tasarımlar: Müşteriden kaç gündür cevap bekleniyor?
• Geciken montajlar: Planlanan tarihi geçmiş işler ve nedenleri (hava, malzeme, müşteri, ekip).
• Biten ama tahsil edilmemiş işler: Montajı tamamlanmış, faturası kesilmemiş ya da ödemesi gelmemiş işler.

Bu dört listeyi düzenli görmek, "işler yoğun" hissini somut bir tabloya çevirir.

Excel ve WhatsApp'tan Geçiş: Adım Adım

Düzeni bir günde değiştirmeye çalışmak genelde işe yaramaz. Kademeli gitmek daha sağlıklıdır.

1. Aşamaları yazın. Atölyenizin gerçek iş akışını bir kağıda çıkarın. Yukarıdaki altı aşama başlangıç olabilir.
2. Yeni işlerden başlayın. Eski işleri sisteme taşımaya uğraşmayın; bu haftadan itibaren gelen her iş yeni düzende açılsın.
3. Açık işleri kısa bir listeyle aktarın. Devam eden işleri sadece müşteri, aşama ve sorumlu bilgisiyle girin. Ayrıntı zamanla tamamlanır.
4. Bir kural koyun: "Kartta yoksa yok." Montaj tarihi kartta yazmıyorsa planlanmamış sayılır.
5. WhatsApp'ı müşteri iletişimi için kullanmaya devam edin, ama kararları ve önemli dosyaları karta taşıyın.
6. İki hafta sonra değerlendirin. Ne işledi, ne zorladı, hangi alan gereksiz? Düzeni sadeleştirin.

Bu geçişi bir programla yapmak isterseniz, tabelacılar için iş takip programı sayfasında bu akışın nasıl kurulduğunu görebilirsiniz.

Kısa Kontrol Listesi

• [ ] Her işin tek bir iş kartı var
• [ ] Her kartın tek bir sorumlusu var
• [ ] Müşteri onayı kayıtlı, onaysız iş üretime girmiyor
• [ ] Montaj tarihleri haftalık planda görünüyor
• [ ] Kullanılan malzeme işe bağlanarak stoktan düşülüyor
• [ ] Biten işler muhasebeye otomatik ya da kayıtlı şekilde bildiriliyor

ROTA ile Bu Akış Nasıl Görünür?

ROTA, yukarıdaki düzeni tabela ve reklam atölyelerine göre kurgulayan web tabanlı bir iş takip programıdır. Kabul edilen teklif tek adımda işe dönüşür ve iş kartı açılır. Müşteri onayı ve revizyonlar kartta tutulur; onay gelmeden iş üretime geçmez. Kartlar sürüklenerek bir sonraki kişiye devredilir ve sorumlu bildirim alır. Haftalık üretim ve montaj planında işler saate yerleşir, birkaç gün süren işler kenarından çekilerek uzatılır. Depodan yapılan her çıkış bir işe bağlanır, kritik stok seviyesinde uyarı gelir. Montaj bittiğinde muhasebe haberdar olur ve tahsilat takibi kasa ve banka kayıtlarıyla birlikte yürür.

Ekranları denemeden önce görmek isterseniz canlı demo üzerinden göz atabilirsiniz.

Sonuç

Tabela atölyesinde iş takibi, daha fazla evrak değil, daha az belirsizlik demektir. Her işin tek kartı, her aşamanın tek sorumlusu ve her sabah kısa bir kontrol olduğunda, kaybolan mesajlar ve unutulan montajlar belirgin şekilde azalır. Küçük başlayın, yeni işlerden başlayın ve düzeni ekibinizle birlikte sadeleştirin.

Kendi atölyenizde denemek için 15 gün ücretsiz deneyin.